SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (MODUL 2 BAG 2)

Proses Perencanaan Strategis Sumberdaya Informasi (SPIR)

Penggunaan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif

4.       Sumberdaya Informasi

          Pandangan yang mengatakan bahwa data dan informasi merupakan sumberdaya utama yang harus dikelola dengan baik sebagimana sumberdaya utama lainnya adalah merupakan pendekatan yang positif untuk penggunaan komputer. Dengan perkataan lain, bahwa mengelola data (input) dengan bantuan komputer hal tersebut berarti mengelola informasi (output) yang dimiliki. Selain itu, muncul lagi pandangan tambahan lainnya yakni pandangan bahwa kita dapat mengelola informasi dengan mengelola sumberdaya yang menghasilkan informasi (information processor).

          Adapun jenis-jenis sumberdaya informasi, yaitu :

v Perangkat keras komputer (Hardware)

v Perangkat lunak komputer (Software)

v Spesialis informasi

v Pemakai

v Fasilitas

v Database, dan

v Informasi

Ketika para manajer organisasi (perusahaan) memutuskan untuk menggunakan informasi dalam mencapai keunggulan kompetitif, dan mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumberdaya informasi.

Beberapa perusahaan/organisasi yang menggunakan komputer, akan menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi pada suatu unit khususyang terdiri dari para spesialis informasi. Unit tersebut dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur.

Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO (chief financial officer), COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer).

Istilah CIO mempunyai pengertian lebih dari sekedar sutu gelar. CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi.

          Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak dengan mengikuti saran-saran berikut :

¨      Alokasikan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

¨      Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan menunggu hingga diundang.

¨      Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.

¨      Jelaskan biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis.

¨      Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

¨      Jangan bersifat defensive.

Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi juga pada semua manajer dalam perusahaan tersebut.

5.       Perencanaan Strategis Informasi

          Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis, karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya. Selain itu juga menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

          Perencanaan strategis juga disusun pada bidang-bidang fungsional perusahaan yang akan merinci bagaimana bidang-bidang tersebut akan mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan strategisnya. Bentuk hubungannya tampak pada Gambar 2.2. Pendekatan yang dilakukan bisa dalam bentuk masing-masing yang saling terlepas antar bidang yang dikenal dengan Transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Pendekatan lainnya yaitu dengan konsep perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR).

          Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah dengan langkah 1 atau langkah 2.

Langkah 1 :

Mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang disebut dengan kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set), atau

Langkah 2 :

Rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan disebut kumpulan strategi system infromasi manajemen (MIS strategic set) dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi.

Kedua pendekatan tersebut dikenal dengan istilah transformasi kumpulan strategi (strategic set transformation). Adapun kelemahannya yaitu bahwa kenyataannya bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumberdaya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan.

          Solusi untuk masalah tidak memadainya sumberdaya informasi adalah dengan teknik perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR). Ketika perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan system di masa depan. Proses perencanaan tampak pada Gambar 2.4.

Proses dalam SPIR dilalui dengan langkah mengidentifikasi, menentukan, mendapatkan dan mengelola sumberdaya informasi apa yang akan dibutuhkan di masa yang akan datang pada perusahaan.

6.       End-user computing

Tidak  semua orang yang ikut serta dalam End-user computing (EUC) memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Konsep EUC dapat dilihat kembali pada Modul ke-1. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) golongan berdasarkan tingkat kemampuan komputer mereka, yaitu :

a.    Pemakai akhir tingkat menu (menu level end-users);

Sebagian end-users tidak mampu membuat perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis windows dan Mac.

b.    Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users);

Sebagian end-users memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Mereka dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.

c.    Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmers);

Sebagian end-users dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC, PASCAL, atau C++ dan dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

d.    Personil pendukung fungsional (functional support personnel).

Di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional tersebut adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

Dua unsur penting menjadi ciri pada 4 (empat) tingkatan kemampuan dari para pemakai akhir, yaitu :

i.     semua tingkat memiliki kemampuan mengembangkan berbagai aplikasi.

ii.    Tidak seorangpun yang merupakan anggota dari organisasi jasa informasi.

Sebagian besar aplikasi EUC telah dibatasi pada system pendukung keputusan (decission support systems – DSS) yang relative mudah dan aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan. Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan :

¨      Aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM);

¨      Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi (SIA);

¨      DSS yang rumit;

¨      Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasi;

¨      System berbasis pengetahuan.

Penerapan EUC memberikan manfaat sebagai berikut :

•     Mengurangi beban kerja para information specialist.

•     Mengurangi kesenjangan komunikasi antara user dan information specialist.

Akibat dari manfaat tersebut akan menghasilkan pengembangan system yang lebih baik dibandingkan jika spesialis informasi berusaha mengerjakan sebagian besar pekerjaan tersebut sendiri.

Selain manfaat yang dihasilkan, penerapan EUC yang dilakukan sendiri oleh pemakai ternyata dapat menimbulkan beberapa risiko, yaitu :

•     Sistem yang dihasilkan tidak sesuai dengan tujuan;

End-user mungkin akan menggunakan komputer untuk aplikasi yang seharusnya dilakukan dengan cara lain, misalnya secara manual.

•     Sistem yang dihasilkan, rancangan dan dokumentasinya buruk;

Kemampuan end-users tidak dapat menandingi profesionalisme spesialis informasi dalam hal merancang system. Selain itu end-users sering mengabaikan perlunya dokumentasi rancangan system agar dapat dipelihara.

•     Penggunaan sumberdaya informasi tidak efisien;

Bila tidak ada pengendalian terpusat akan mengakibatkan adanya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak kompatibel dan berlebihan.

•     Data tidak terintegrasi;

Bila kurang hati-hati dalam memasukkan data ke adalam database perusahaan maka memungkinkan akan terjadinya kehilangan data yang berkualitas. Sehingga outputnya akan terkontaminasi yang dapat menyebabkan manajer membuat keputusan yang keliru.

•     Tidak adanya data security.

End-users mungkin tidak melindungi data dan perangkat lunaknya, sehingga para criminal komputer dapat mengakses system dengan berbagai cara yang mengakibatkan membahayakan perusahaan.

•     Tidak adanya pengendalian;

Pengembangan system dilakukan untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri tanpa menyesuaikan pada rencana yang memastikan pada dukungan komputer bagi perusahaan.

          Risiko-risiko tersebut dapat berkurang jika proses pengembangan systemnya dilakukan oleh unit jasa informasi, karena adanya pengendalian terpusat.

          End-users computing merupakan suatu fenomena yang tidak akan hilang. Sebaliknya, pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumberdaya informasi yangmemungkin EUC untuk tumbuh dan berkembang. Mengenai risiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus diterapkan pada area pemakai.

7.       Konsep Manajemen Sumberdaya Informasi

Sumberdaya informasi jauh melampaui informasi itu sendiri. Hal tersebut karena adanya bentuk dasar untuk mengelola semua sumberdaya informasi. Manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu adanya serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

•         Menyadari bahwa keunggulan kompetitif akan tercapai melalui SD informasi yang unggul;

Melalui pengelolaan sumberdaya informasi akan mencapai keunggulan kompetitif atas pesaingnya.

•         Menyadari bahwa jasa informasi bidang fungsional utama;

Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan, dan pemasaran.

•         Menyadari bahwa CIO adalah eksekutif puncak;

CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan (bukan hanya operasi jasa informasi). Hal tersebut ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.

•         Memperhatikan SD informasi dalam membuat perencanaan strategis;

Para eksekutif yang terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.

•         Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi;

Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumberdaya informasi. Sumberdaya tersebut harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.

•         Adanya strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing;

Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap mempertahankan pegendalian atas sumberdaya tersebut.

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah, tetapi bekerja sama secara terkoordinasi. Adapun komponen dasar dalam penerapan IRM, yakni :

a.        Lingkungan perusahaan;

Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang atau pengaruh untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menuadari perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.

b.        Eksekutif perusahaan;

CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis.

c.        Bidang/area fungsional;

Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lainnya.

d.        Sumberdaya informasi;

Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan bagaimana semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh perusahaan dalam area pemakai.

e.        Pemakai;

Data dan informasi mengalir antara sumberdaya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam EUC.

Lingkungan membentuk supersistem perusahaan. Manajer perusahaan pada tingkat puncak merencanakan strategis yang mendorong perusahaan sebagai suatu system dalam mencapai tujuannya. Bidang-bidang fungsional menggambarkan subsistem perusahaan, dan rencana-rencana strategis mereka mendukung rencana strategis perusahaan. Semua rencana strategis fungsional menjelaskan bagaimana sumberdaya informasi disediakan bagi para pemakai pada semua tingkatan.

8.       Ikhtisar

          Lingkungan perusahaan terdiri dati 8 (delapan) elemen. Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atau perseorangan, yang mencakup para pemasok, pelanggan, serikat pekerja, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pasaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen tersebut membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumberdaya akan mengalir anatar perusahaan dan elemen-elemn lingkungan.

          Perusahaan dapat mencapai keungulan kompetitif dengan memproduksi margin yang lebih besar dari pesaingnya. Margis tersebut adalah nilai produk atau jasa dibandingkan biayanya.

Teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan paling tidak memiliki tiga (3) peranan utama, yaitu Looking Inward, Looking Outward dan Looking Outcross. Sekarang, perusahaan lebih mengandalkan sumberdaya konseptual untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Salah satu bentuk usaha yang dilakukan adalahnya dengan digunakannya  konsep marketspace. Konsep tersebut memiliki perbedaan yang mendasar dengan konsep marketplace. Pada marketplace, diutamakan tempat dimana barang/jasa tsb berada. Sedangkan marketspace mengutamakan informasi mengenai barang/jasa tersebut. Dalam menerapkan konsep marketspace tersebut digunakan suatu strategi, yakni Creating value, dengan value dihasilkan oleh 3 komponen : content, context, dan infrastructure. Selanjutnya dilakukan Virtual value chain, yakni   memanfaatkan informasi dalam setiap tahapan perubahan, yang membutuhkan pengumpulan, pengorganisasian, pemilihan, pengolahan dan pendistribusian data dan informasi.

Sumberdaya informasi mencakup perngkat keras, perangkat lunak, fasilitas, database, apesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumberdaya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumberdaya informasi yang terletak di luar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.

Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang.usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (strategy set transformation). Walau metode tersebut masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumberdaya informasi yang dibutuhkan tersedia.masalah tersebut dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan tersebut dinamakan perencanaan strategis sumberdaya informasi (strategic planning for information resources – SPIR). Hasil dari SPIR adalah rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya informasi bagi tiap subsistem CBIS pada periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan startegis.

Tugas SPIR menjadi semaki rumit karena meningkatnya end-user computing – EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampua yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan ada yang memiliki keahlian pemrograman, serta sebagian lagi adalah spesialis informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Meskipun semakin banyak system yang dikembangkan oleh pemakai akhir, system-sistem tersebut cenderung relative sederhana, DSS, dan system OA yang dimaksudkan untuk individu. System-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.

EUC akan terus ada. EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Risiko yang terdapat EUC berkaitan dengan system yang buruk sasarannya, system yang rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilngnya integritas data, dan hilangnya keamanan. Risiko-risiko tersebut dapat dikurangi dengan pengendalian manajemen.

Gagasan bahwa semua manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu paradigma baru, yang disebut dengan manajemen sumberdaya informasi (information resource management – IRM). IRM berkembang jika :

a.        Perusahaan memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif;

b.        Para eksekutif menyadari bahwa jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama;

c.        Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka;

d.        Para eksekutif memperhatikan sumberdaya informasi ketika membuat perencanaan strategis;

e.        Terdapat suatu rencana strategis sumberdaya informasi yang formal;

f.         Rencana tersebut membahas end-user computing.

IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya informasi, dan para pemakai.

Daftar Referensi

  [i].        McLeod, Raymond, Management Information System, 7­^th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

 [ii].        McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems Management in Practice, 4^th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.

Tweet